Im Jahre 1996 bekam der Verein im Obergeschoss des Gemeindezentrums zwei Räume zur Verfügung gestellt. In Eigenleistung wurden in einer Umbauaktion die Voraussetzungen für ein Archiv geschaffen. Bereits im Jahr 2000 musste wegen Platzmangels eine Erweiterung vorgenommen werden.
Die technische Ausstattung konnte laufend verbessert werden. Inzwischen verfügt der Verein über zwei Computeranlagen, zwei Drucker ,einen Kopierer, ein Buchbindegerät, einen Overhead-Projektor sowie einen DiaProjektor.
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Das Archiv verwaltet historisch bedeutsame Daten aus allen Ortsteilen.
So zum Beispiel:
- Zirka 4000 Fotos und 8000 Dias.
- 44 Bände des Mitteilungsblattes der politischen Gemeinde .
- 125 Aktenordner mit jeweils ca. 300 Seiten Historischer Schriften, Familien Protokolle, Sterberegister u.a.
- Melderegister: Helsa ab 1940, Eschenstruth ab 1919. Wickenrode ab 1932.
- Sammlung von Flurkarten und Plakaten.
- Sammlung von Presseberichten über Geschehnisse von Kurhessen 1866-1948.
- Mikrofilme der Urkataster ab 1770.
- Presseartikel über Helsa und die Ortsteile seit 1950.
- Sitzungsprotokolle der Gemeindevertretung aus dem 19. u. 20.Jahrhundert.
- Vereinschroniken, Jahrbücher.
Besonderheiten:
- Ein Exemplar der kaum noch bekannten "Helsaer -Kaufunger Zeitung " aus dem Jahr 1919.
- Das Helsaer Sittenbuch von 1830 bis Anfang des 20. Jahrhundert.
- Original - Prozessakte über den Glockenstreit aus dem Jahr 1651.
- Übernachtungsbuch vom "Gasthaus zur Krone" 1856-1858. " Reisende und Gäste, Fürsten und Angehörige aus inländischen und ausländischen Staaten"
In drei Vitrinen sind Exponate ausgestellt, unter anderem eine Bibel aus dem Jahr 1833, verschiedene Funde von Glashüttenstandorten. Gläser Wickenröder Glasmacher aus dem 15. u. 16. Jahrhundert, Tonpfeifen und ein 250 Millionen Jahre alter Saurierknochen aus dem Kalksandsteinbruch Helsa.
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Im Computer erfasste Daten.
Im Computer sind über 900 Vorgänge als Datenbestand aufgenommen. Sämtliche Daten können über eine Suchkartei und ein Stichwort abgerufen werden.

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Nachfolgend ein Auszug aus der Computer Datei:
- Geschichte: Entstehung, Ersterwähnung, Urkunden.
- Ortsbeschreibungen: Grenzen, Grenzsteine, Flurnamen.
- Bevölkerungsverhältnisse: Einwohnerlisten, Volkszählungen, Auswanderer.
- Gemeinwesen: Steuerkataster, Niederschriften der Gemeindegremien, Standesamt, Kommunale- Kredite, Liegenschaften, Dorfjubiläen,Bürgermeister.
- Baumaßnahmen: Trinkwasserversorgung, Wasserleitungen, Quellen, Stromversorgung.
- Gemeinschaftseinrichtungen: Jugendarbeit, Kindergärten, Sportanlagen, Büchereien.
- Militär u. Kriegswesen: Kriegsteilnehmer, Kriegstote, Zwangsarbeiter, Erlebnisberichte aus den Weltkriegen.
- Unterrichts und Bildungswesen: Chroniken, Schulmuseum, Schulwesen.
- Kirchen: Kirchliche Güter, Kirchturmknauf, Nachlass.
- Vereine/Parteien/Bürgerinitiativen: Vereinsinformationen, Festschriften, Hitlerjugend, Jubiläen.
- Landwirtschaft: Erhebung über Kartoffelanbau, Mühlen, Viehbestand, Literatur.
- Forstwirtschaft: Huterechte 1895, Reviergrenzen, Jagdverordnung 1628, Waldarbeiter.
- Handel u. Gewerbe: Fuhrgeschäfte, Geschäftsbücher, Branntwein Ausschank.
- Industrie: Alaunbetriebe, Basaltindustrie, Tonpfeifen, Kohleabbau, Brauereien, Sägewerk, Handweber, Glasmacher.
- Verkehrswesen: Verträge, Unfälle, Straßen.
- Brauchtum: Lokale Wörterbücher.
- Dorfentwicklung: Bundeswettbewerb, Baumaßnahmen, Friedhöfe, Feuerlöschwesen.
- Privates: Urkunden, Familienbiographien, Schuldverschreibungen, Gebäude.
- Sagen u. Erzählungen: Schnurren, Geschichten.
- Ausgrabungsfunde: Glashütten, Wallanlagen, Münzfunde.
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